ممیزی مرحله اول به صورت off-site برگزار شده و شامل موارد زیر است :
بازبینی اطلاعات مستندسازی شده مشتری
جمع آوری اطلاعات و ارزیابی موقعیتهای مهم می شود ، بعنوان نمونه وضعیت پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت
فعالیتهایی که برای ممیزی مرحله اول باید انجام و مورد توجه قرار بگیرند :
1- بدست آوردن اطلاعات ضروری در ارتباط با کلیات سازمان، محل یا محلهای سازمان (شامل شرایط ویژه) ، دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت، از طریق بررسی مدارک و گفتگوی تلفنی با نماینده مدیریت، شامل :
بررسی و تایید اطلاعات جمع آوری شده از پرسشنامه (application) که قبلا بوسیله مشتری تکمیل شده است ،
درج اطلاعات کلی مربوط به سازمان شامل نوع سازمان (دولتی / عمومی / خصوصی) ، زمان شروع فعالیت، وضعیت ثبت قانونی، دارابودن مجوز قانونی مورد نیاز و نهادهای اعطا کننده آن مجوز، مشتریان اصلی یا گروه عمده مشتریان
اطلاعات مرتبط با بخشها و محلهای سازمان شامل واحدهای سازمانی مستقر، مساحت، فرایندها و تجهیزات مورد استفاده، فرایندهای عملیاتی برون سپاری شده
نیازمندیهای قانونی دارای کاربرد ، شامل استانداردهای اجباری محصولات، نیازمندیهایی که نهادهای قانونگذار برای سازمان الزامی نموده اند و همچنین نیازمندیهایی که سازمان برای خودش تعیین نموده است
بررسی مجدد و نهایی نمودن دامنه کاربرد سیستم مدیریت با توجه به بررسی اطلاعات مدون از فعالیتها و فرایندهای سازمان
مرور و نهایی نمودن بندهای استاندارد فاقد کاربرد در دامنه فعالیت سازمان و مشخص بودن توجیه و علت عدم کاربرد این بندها (در صورت وجود)
ثبت بودن وضعیت کنترلها برای سازمانهای دارای چندین محل (multi site)
2- بازبینی اطلاعات مدون سیستم مدیریت کیفیت مشتری، شامل:
فرایندهای تعریف شده ، اطلاعات مربوط به هر فرایند (دروندادها ، بروندادها ، منابع، صاحب فرایند، شاخصهای اثربخشی و ریسکهای مرتبط) و توالی و تعامل بین فرایندهای سیتم مدیریت کیفیت
روش تعیین عوامل درونی و بیرونی که بروی اهدف استراتژیک سازمان و همچنین طرفهای ذینفع و نیازمندیهای آنان تاثیرگذار است.
روش شناسایی فرصتها و ریسک ها و چگونگی ارزیابی این ریسکها و فرصتها و اولویت بندی آنها و چگونگی تعریف اقدامات واکنشی متناسب
دامنه کاربرد مدون شده بطور رسمی برای سیستم مدیریت کیفیت
مسئولیتها و تعهدات تعریف شده برای مدیریت رده بالا
خط مشی مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت
ساختار سازمانی ، مسئولیتها و اختیارات
روش انجام سایر فرایندهای سیستم مدیریت کیفیت بنحویکه پوشش دهنده کلیه بندهای استاندارد مورد ممیزی باشد
نتایج اندازه گیری و پایش شاخصهای کلیدی عملکرد سازمان
نتایج آخرین ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت انجام شده
3- ارزیابی نمودن سطح پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت، تعیین آمادگی سازمان برای برگزاری ممیزی مرحله دوم و توسعه برنامه ممیزی مرحله دوم :
ارزیابی سطح پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت در سازمان، شامل این موارد که : ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت در بازه زمانی مورد انتظار و بصورت اثربخش انجام شده باشند، شاخصهای کلیدی عملکرد و یا جنبه های بارز مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت و طرح پایش/کنترلی آنها تعریف شده باشند، اطلاعات مدون از اجرای سایر فرایندها شامل فرایندهای پشتیبانی و عملیاتی در دسترس باشد.
کنترل مجدد اینکه اطلاعات مربوط به کلیات سازمان، محل/ها، دامنه کاربرد و بندهای بدون کاربرد، قوانین و مقررات و وضعیت کنترلها (بخصوص برای سازمانهای دارای چندین محل یا multi site) ، بوسیله آدیتور در قسمت سوم گزارش ممیزی بطور کامل جمع آوری شده باشند، از جمله وضعیت شیفتهای کاری و اطلاعات مربوط به شیفتهای اضافی (در صورت کاربرد)
ارزیابی نمودن درک کلی کارکنان سازمان در ارتباط با نیازمندیهای سیستم مدیریت کیفیت
کنترل مجدد اینکه دامنه کاربرد سیستم مدیریت کیفیت به اندازه کافی مورد ارزیابی قرار گرفته و در تعامل با مشتری نهایی شده باشد
کنترل مجدد اینکه قوانین و مقررات و همچنین الزاماتی که خود سازمان تعیین می نماید، مورد شناسایی قرار گرفته و ثبت شده باشد
بررسی منابع مورد نیاز برای برگزاری عملیات ممیزی مرحله دوم و تخصیص این منابع (شامل اعضای تیم ممیزی ، نفر-روز ، شرایط ایمنی مورد نیاز و تجهیرات حفاظت فردی برای آدیتورهای مرحله دوم به تفکیک محلهای ممیزی)
جمع بندی اینکه آیا سازمان برای برگزاری ممیزی مرحله دوم آمادگی دارد .
هماهنگی جزییات ممیزی مرحله دوم شامل تاریخ/ها ، نیاز به رفت و آمد و اقامت آدیتورها برای ممیزی مرحله دوم به تفکیک محلهای ممیزی (در صورت مصداق) و غیره و تهیه برنامه برگزاری آن
4- ثبت نتیجه نهایی آمادگی مشتری برای برگزاری ممیزی مرحله دوم و تکمیل گزارش
جمع بندی نهایی برای برگزاری ممیزی مرحله دوم
شناسایی نقاط نگران کننده که می توانند بعنوان عدم انطباق در طی ممیزی مرحله دوم طبقه بندی شوند (در صورت مصداق)
توجه : برای تعیین فاصله زمانی بین ممیزیهای مرحله اول و دوم، باید به نیازهای مشتری برای حل و فصل نمودن نقاط نگران کننده ای که در ممیزی مرحله اول شناسایی شده اند، توجه شود .
توجه : سرممیز ممکن است برخی ترتیبات برنامه ریزی شده برای ممیزی مرحله دوم را تغییر دهد. در صورت بروز هر گونه تغییر بارز که بر سیستم مدیریت تاثیر بگذارد، سرممیز باید نیاز به تکرار بخشی از یا تمام ممیزی مرحله اول را مورد توجه قرار دهد. مشتری باید مطلع شود که نتیجه ممیزی مرحله اول ممکن است منجر به تاخیر در برگزاری یا کنسل شدن انجام ممیزی مرحله دوم شود.
توجه : سرممیز برنامه ممیزی مرحله دوم را بمنظور اینکه بطور رسمی به مشتری ارسال شود، به دفتر نوبل سرت ارسال می نماید.
