مسئول دفتر

مسئول دفتر (کارشناس امور اداری)

مسئولیت ها

  • هماهنگی با پیک جهت ارسال مرسولات و بروز آوری فایلهای گزارش هزینه های پیک و رسید ارسال مرسوله و بستن گزارش پرداختهای آن در پایان هر ماه

  • اسکن و نامه ها و مدارک در صورت نیاز

  • کنترل مصرف وسایل برقی و مصرف انرژی در شرکت

  • انجام امور مربوط به تنخواه و پرداخت هزینه های مربوطه ، بروزآوری گزارش و نهایی کردن آن با مسئول مالی در پایان هر ماه

  • در مواقع عدم آشنایی تماس گیرنده با سیستم پاسخگوی خودکار تلفنی شرکت، ارتباط دادن تماس گیرندگان با شخص مورد نظر

  • تکمیل فرم مجوز ارسال گواهی ، اخذ امضاهای لازم و هماهنگی با پیک برای تحویل / پست گواهی به مقصد

  • نظارت بر نظافت عمومی شرکت و ساختمان وهماهنگی با شرکت خدماتی جهت انجام نظافت دوره ای شرکت و به روز آوری برنامه 5S کارکنان

  • بررسی و تایید اولیه فرمهای درخواست مرخصی ارائه شده از سوی پرسنل و ارائه آن به مدیریت جهت تایید نهایی و بروز آوری فایل وضعیت مرخصی پرسنل در فایل مربوطه

  • در موارد نیاز شرکت به جذب نیرو، هماهنگی زمان مصاحبه (در صورت نیاز) ، پذیرش متقاضیان و گرفتن تست قبل از مصاحبه از ایشان

  • تهیه فیش حقوق اولیه (خام) کارکنان در ابتدای هر ماه و تنظیم قراردادهای پرسنلی بر همان اساس (ماهیانه) و اخذ تاییدیه از مسئول امور مالی و مدیریت

  • تهیه پرینت از تایم شیت کارکنان و تنظیم فیش حقوقی نهایی کارکنان انتهای هرماه  و ارسال به امور مالی برای بررسی و تایید

  • تهیه لیست بیمه در اواسط ماه و پرینت نهایی و اعلام به امور مالی  برای بررسی و تایید

  • کنترل واریز حق بیمه پرسنل، و تکمیل جدول گزارش پرداخت ، بستن آن در پایان ماه و ارائه به مدیریت برای بالانس حساب ها

  • هماهنگی امور مرتبط ساختمان و پیگیری دریافت شارژ از واحدها (هر سه ماه)

  • به روز آوری لیست تامین کنندگان مجاز کالا (حذف یا اضافه کردن تامین کننده) و خدمات بعد از هر بار خرید کالا یا خدمات جدید ، در صورت نیاز

  • ارسال ایمیل اطلاعات تماس و آدرس شرکتهای مورد ارزیابی به کارشناسان و هماهنگی ایاب و ذهاب و اقامت با سازمان ممیزی شونده ( و در صورت نیاز تهیه آنلاین بلیت هواپیما )

  • انجام امور پذیرایی در هنگام برگزاری جلسات مدیریتی با افراد مهم و کارفرمایان، با در نظر گرفتن تعداد دفعات بسیار اندک مراجعه حضوری کارفرمایان در شرکت

  • ثبت فعالیتهای انجام شده بصورت روزانه در چک لیست فعالیتهای اداری و بروزآوری آن برای ماه جدید ، در پایان هر ماه

  • بایگانی مدارک مربوط به امور اداری شرکت

تحصیلات

فارغ التحصیلان تمامی رشته ها

سطح تسلط به زبان انگلیسی

  • آشنایی در حد متوسط

میزان سابقه کاری

متقاضیان دارای سابقه کاری در زمینه امور اداری و دفتری، در اولویت هستند.