خط مشی نوبل سرتیفیکیشن در برابر اپیدمی ویروس کرونا
شماره سند: M-M-05 ویرایش: 0
برای کاهش اثرات اپیدمی COVID-19 یا ویروس کرونا، نوبل سرتیفیکیشن بر پایه این رفرنس ها :
-
بخشنامه های فنی منتشر شده بوسیله نهاد ملی اعتباربخشی ایتالیا (ACCREDIA) ،
-
اعلامیه ای که در تاریخ 21 فوریه 2020 (برابر با 02/12/98) بوسیله CABAC، یا Conformity Assessment Body Advisory Committee (کمیته‌ی مشورتی ارگانهای ارزیابی انطباق) مربوط به مجمع جهانی اعتباردهندگان (IAF) در خصوص اپیدمی ویروس کرونا منتشر شده
خود را ملزم به تلاش برای کنترل ریسکهای فعالیتهای ممیزی و صدور گواهی خود در این رابطه نموده و با توجه به اینکه اپیدمی ویروس کرونا ، بطور گسترده ای مرتبط با دامنه کاربرد مدرک IAF ID 3 (مدیریت وقایع غیر عادی تاثیر گذار بر نهادهای صدور گواهی، نهادهای اعتباربخشی و سازمانهای دارنده گواهینامه) می باشد، نیازمندیهای مدرک IAF ID 03:2011 (مدیریت رویدادهای غیر معمول) را نیز در تدوین این خط مشی مورد توجه قرار داده است.
تاثیر COVID 19 (ویروس کرونا)
روبرو شدن با رشد تاثیر اپیدمی ویروس COVID 19 (کرونا) ، باعث پر ریسک شدن انجام ممیزی های ایزو در نواحی تحت تاثیر این ویروس و بسیاری از مناطق جهان شده است .
اغلب دولت ها به شهروندان خود توصیه می نمایند که مسافرت نکنند و یا مناطقی از کشورها را قرنطینه می نمایند. بنابراین نهادهای صدور گواهینامه ایزو و نهادهای اعتباردهنده آنها نیز باید بصورت یکپارچه برای هماهنگ نمودن خود با این شرایط ، اقدام نمایند .
در سال 2011 ، مجمع جهانی اعتباردهندگان (IAF) ، تلاش نمود تا با انتشار دادن یک مدرک اطلاع رسانی برای مدیریت وقایع غیر معمول یا شرایطی که نهادهای اعتباردهنده ، نهادهای گواهی دهنده ایزو و سازمانهای دارنده گواهینامه ایزو را تحت تاثیر قرار می دهد (ویرایش اول مدرک IAF ID 03 : 2011) ، به چنین موقعیتهایی بپردازد.
خط مشی نوبل سرتیفیکیشن برای کاهش ریسک ویروس کرونا در رابطه با فعالیتهای ممیزی و صدور گواهینامه
1- مربوط به نهاد صدور گواهینامه نوبل سرتیفیکیشن
-
نوبل سرتیفیکیشن فعالیت تمامی پرسنل دفتری و عملیاتی خود را تا زمان مناسب ، بصورت دورکاری (ریموت) یا ترکیبی از حضور پاره وقت در محل شرکت نوبل سرتیفیکیشن بهمراه دورکاری ، در آورده است .
-
نوبل سرتیفیکیشن برای ممیزی های مراقبتی و صدور مجدد گواهینامه ، ریسک های موجود در سازمان ممیزی شونده از زمان ممیزی قبلی یا مرتبط با ممیزی قبلی از جمله "تغییرات مهم شامل دامنه کاربرد گواهینامه، ویرایش استاندارد مورد ممیزی، دامنه کاری سازمان، قوانین و مقررات مربوط به دامنه کاری سازمان" ، "شکایات دریافتی از مشتریان یا بازار" ، "عدم انطباق عمده یا Major NC" و "انجام شدن ممیزی قبلی بصورت ریموت" را برای هر سازمان ممیزی شونده بطور جداگانه بررسی نموده و در صورت پایین بودن این ریسک ها، راه حل هایی شامل "به تاخیر انداختن زمان ممیزی" یا "انجام ممیزی از راه دور (ریموت)" را برای هر سازمان ممیزی شونده ، دو ماه قبل از سررسید تاریخ اعتبار سالیانه گواهینامه بطور جداگانه بررسی نموده و یکی از این دو راه حل را در تفاهم با سازمان ممیزی شونده انتخاب می نماید.
-
نوبل سرتیفیکیشن در صورت تصمیم به تاخیر در انجام ممیزی (بخصوص ممیزی های مراقبتی و صدور مجدد گواهینامه) تا زمان کاهش شدت یا رفع اپیدمی ویروس کرونا و یا تصمیم به انجام ممیزی با استفاده از تکنیکهای ریموت (از راه دور) ، 60 روز قبل از تاریخ انقضای سالیانه یا انقضای گواهینامه، اطلاعات مربوط به سازمانهای ممیزی شونده را در لیست سازمانهای ممیزی شونده مشمول وضعیت بحرانی اپیدمی کرونا ثبت نموده و سپس اقدامات واکنشی برنامه ریزی شده و نتیجه اجرای این اقدامات را در فهرست مورد اشاره، بروزآوری نموده و در دسترس نهاد اعتباردهی ایتالیا (ACCREDIA) قرار می دهد .
-
در صورت درخواست سازمان ممیزی شونده و تفاهم با آن، برای انجام ممیزی از راه دور (remote auditing)، نوبل سرتیفیکیشن ، نیازمندیهای مدرک IAF MD 4:2018 ، (استفاده از تکنیکهای ممیزی که با کامپیوتر پشتیبانی می شوند) را رعایت نموده و بر پایه راهنمای انجام ممیزی نوبل سرتیفیکیشن با بکارگیری ICT (فن آوری اطلاعات و ارتباطات) ، عمل می نماید .
-
نوبل سرتیفیکیشن ، در تفاهم با سازمان ممیزی شونده ، ممیزی هایی که برای دسترسی به محل آن سازمان، آدیتور نیازمند به استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی مانند هواپیما یا قطار باشد را فقط بصورت ممیزی از راه دور (remote auditing) برگزار می نماید.
-
برای سازمانهایی که موعد سالیانه ممیزی مراقبتی یا صدور مجدد گواهی آنها نزدیک است، در صورت :
1- بالا بودن ریسک برگزاری ممیزی ، و یا
2- عدم موافقت سازمان ممیزی شونده با انجام ممیزی بصورت ریموت ،
نوبل سرتیفیکیشن در طی مهلت ویژه 6 ماهه پس از تاریخ انقضای گواهینامه ، از ماه اول تا ماه پنجم شرایط انجام ممیزی را ماهی یکبار بررسی نموده و در صورتیکه تا پایان ماه پنجم از مهلت ویژه ، هنوز شرایط انجام ممیزی در محل (on-site) برای سازمان مهیا نشد ، الزامی بودن انجام ممیزی از راه دور (بصورت ریموت) باطلاع سازمان رسیده و سازمان تا قبل از پایان مهلت ویژه 6 ماهه، بصورت ریموت (از راه دور) مورد ممیزی قرار خواهد گرفت . در غیر اینصورت اعتبار گواهینامه مورد نظر را تعلیق یا Suspended می نماید.
-
برای ممیزی های مراقبتی نوبت اول (surveillance 1) : در صورتیکه در ممیزی قبلی (صدور یا صدور مجدد گواهینامه) ، دامنه کاری سازمان بطور کامل بصورت در محل (On-site) به همراه مشاهده مستقیم اجرای فرایندهای عملیاتی یا پدیدآوری محصول/خدمت ، مورد ممیزی قرار گرفته باشد، انجام ممیزی از راه دور برای مراقبتی نوبت اول با تمرکز بر فرایندهای مدیریتی و نمونه برداری از مستندات (مدارک) مربوط به فعالیت های عملیاتی و به تعویق انداختن راستی آزمایی فرایندهای عملیاتی یا پدیدآوری محصول/خدمت بصورت در محل یا on site ، به ممیزی مراقبتی نوبت بعدی (surveillance 2) ، امکانپذیر است .
-
برای ممیزی های مراقبتی نوبت دوم (surveillance 2) : راستی آزمایی از راه دور (ریموت) در صورتی امکانپذیر است که دامنه کاری سازمان بطور کامل بصورت در محل (On-site) به همراه مشاهده مستقیم فرایندهای عملیاتی یا پدیدآوری محصول/خدمت ، در ممیزی مراقبتی نوبت اول (surveillance 1) مورد راستی آزمایی قرار گرفته باشد.
-
با توجه به اینکه انجام روش ممیزی از راه دور بر اساس دو نکته بیان شده بالا در خصوص ممیزی های مراقبتی اول و دوم ، ممکن است باعث بروز انحراف از نیازمندیهای اعتباربخشی بر پایه استاندارد ISO/IEC 17021-1 شود ، اما بر اساس بخشنامه های فنی نهاد ملی اعتباربخشی ایتالیا (ACCREDIA) ، ممیزی های راه دور در طول دوره اپیدمی ویروس کرونا مجاز اعلام شده اند ، نوبل سرتیفیکیشن در برنامه ممیزی شرکتهایی که به این صورت مورد ممیزی قرار می گیرند ، روش برقراری ارتباط با سازمان ممیزی شونده برای انجام ممیزی هر قسمت از ممیزی (ویدئو کنفرانس، دسترسی ریموت به شبکه داخلی سازمان ممیزی شونده ، ضبط فایل صوتی یا ویدئویی ، ارتباط تصویری با تلفن هوشمند برای محل های عملیاتی و غیره) بر پایه راهنمای استفاده از ICT در ممیزیها ، بهمراه توجیه آن ثبت نموده و برای جبران آن ، در ممیزی نوبت بعدی ، زمان ممیزی فرایندهای عملیاتی یا پدیدآوری محصول/خدمت را تا 50% افزایش خواهد داد و این موضوع را در برنامه ممیزی نوبت بعدی نیز ثبت خواهد نمود.
-
ممیزی های به تاخیر افتاده به علت اپیدمی ویروس کرونا ، تا حداکثر 6 ماه پس از تاریخ انقضای سالیانه یا تاریخ انقضای گواهینامه، در صورت رعایت الزامات بیان شده در موارد بالا ، شامل هیچگونه جریمه تاخیر (مثلا تعلیق یا ابطال اعتبار گواهی) نمی شوند .
-
نوبل سرتیفیکیشن در کنترل گزارشات دریافتی از آدیتورها مربوط به ممیزی های انجام شده از راه دور ، کنترل ویژه ای بروی کافی بودن شواهد عینی (evidence های) درج شده به خصوص گزارش مربوط به بندهای عملیاتی (بند 8 استاندارد ایزو 9001) انجام داده و در صورت تشخیص کافی نبودن این شواهد ، برای انجام ممیزی های اضافی (از راه دور) ، هماهنگی های لازم با آدیتور و سازمان ممیزی شونده را انجام خواهد داد .
-
نوبل سرتیفیکیشن برای آن دسته از شرکتهای ساختمانی (construction) یا IAF 28، که قصد دارد تا ممیزی مرحله صدور اولیه گواهینامه آنها را بصورت ریموت (از راه دور) برگزار نماید ، فقط ممیزی واحدهای مستقر در دفتر مرکزی را بصورت ریموت انجام داده و ممیزی سایت یا کارگاه های مربوطه را در یک مهلت حداکثر 6 ماهه بصورت در محل (on-site) ، پس از انجام ممیزی دفتر مرکزی ، انجام خواهد داد . بدیهی است که تصمیم صدور گواهینامه و ثبت و صدور آن ، پس از انجام ممیزی دفتر مرکزی صورت می گیرد .
-
نوبل سرتیفیکیشن برای ممیزی های مراقبتی یا صدور مجدد گواهینامه برای آن دسته از شرکتهای ساختمانی (construction) یا IAF 28 که امکان به تعویق انداختن انجام ممیزی آنها (که ترجیحا این انتخاب را باید انجام دهد) وجود ندارد، میتواند راستی آزمایی فرایندهای اجرایی (ساخت ، احداث یا .... در محل کارگاه) را از طریق بررسی شواهد یا evidence از نوع مستندات (مدرک) ، بصورتی که حداقل 2 مورد برای سازمانهای دارای دامنه کاری یا scope ساده و حداقل 4 مورد برای سازمانهای دارای دامنه کاری یا scope پیچیده ، در گزارش ممیزی ثبت شده باشد ، انجام دهد .
-
نوبل سرتیفیکیشن ، انجام ممیزی مرحله صدور اولیه گواهینامه برای شرکتهای ساختمانی (construction) یا IAF 28 را ترجیحا پس از پایان اپیدمی ویروس کرونا انجام خواهد داد ، اما در صورت تاکید مشتری به انجام ممیزی و صدور گواهینامه در این شرایط بحرانی، توجیه یا Justification در خصوص علت نیاز اضطراری مشتری به دریافت گواهینامه را مدون (documented) خواهد نمود .
-
بر پایه بیانیه IAF در خصوص اپیدمی ویروس COVID-19، نوبل سرتیفیکیشن آخرین وضعیت اپیدمی این ویروس را بطور روزانه از صفحه گزارش آخرین وضعیت شیوع این ویروس در وب سایت سازمان بهداشت جهانی (WHO) ، دنبال نموده و همچنین آخرین مقررات دولتی اعلام شده در ایران و ایتالیا مربوط به اپیدمی ویروس کرونا و محدودیت های وضع شده را بطور مداوم مورد توجه قرار داده تا در صورت نیاز، این خط مشی را پس از کسب تکلیف از نهاد ملی اعتباربخشی ایتالیا (ACCREDIA) بروز آوری نماید یا در صورت عادی شدن وضعیت ، ممیزی ها را به روال گذشته باز گرداند .
2- برای آدیتورها
برای تمام ممیزی های در محل (on-site) و از راه دور (remote) ، آدیتورها باید علاوه بر معیارهای ممیزی بیان شده در چک لیست ممیزی استاندارد مرتبط (مثلا ایزو 9001) ، باید موارد زیر را کنترل نموده و در بندهای مرتبط در گزارش ممیزی، شواهد و یافته مرتبط را ثبت نمایند .
-
آیا سازمان ممیزی شونده ریسکهای مرتبط با اپیدمی covid-19 را شناسایی و اقدامات واکنشی متناسب را تعریف و اجراء نموده است ؟ (بند 6-1)
-
آیا شرایط اضطراری پیش آمده بر اثر اپیدمی covid-19 ، باعث محدود شدن ارائه محصول / خدمات مرتبط با بخشی از دامنه کاری سازمان و یا فرایندهای سیستم مدیریت سازمان شده است ؟ اگر بله کدام قسمت از دامنه کاری و یا فرایندهای مختل شده و واکنش سازمان برای جبران این اختلال چیست ؟ (بند 4-3)
-
آیا بر اثر شرایط اضطراری پیش آمده بر اثر اپیدمی covid-19 ، شکایتی از مشتریان در رابطه با ارائه محصول / خدمات به سازمان رسیده است ؟ اگر بله، واکنش سازمان برای رسیدگی به شکایت دریافتی چه بوده است ؟ (بند 5-1-2 و 8-5-5)
در موارد ممیزی از راه دور (remote auditing)
-
آدیتورها در ممیزی های انجام شده از راه دور ، متعهد به جستجو و ثبت شواهد عینی (evidence های) کافی به خصوص در مورد گزارش مربوط به بندهای عملیاتی (بند 8 استاندارد ایزو 9001) می باشند و در صورت تشخیص کافی نبودن این شواهد بوسیله نوبل سرتیفیکیشن ، متعهد به انجام ممیزی های اضافی (از راه دور) می باشند .
-
آدیتورها می بایست در خصوص بندهای استاندارد ممیزی شده مرتبط با فرایندهای عملیاتی (پدید آوری محصول / خدمت) ، که برای ممیزی آنها صرفا مجبور به دریافت مدرک بعنوان شواهد عینی بوده اند ، این موضوع را در قسمتهای مرتبط در گزارش ممیزی ثبت نمایند .
-
به منظور برنامه ریزی و اجرای اثربخش ممیزی های راه دور ، آدیتورها متعهد به مطالعه دقیق راهنمای انجام ممیزی با استفاده از فن آوری اطلاعات و ارتباطات یا ICT و مورد توجه دادن آن در تدوین برنامه ممیزی و انجام ممیزی های از راه دور هستند .
در موارد ممیزی در محل (On-site)
-
اطلاع رسانی هر گونه بیماری زمینه ای مانند قلبی ، ریوی ، دیابت ، فشار خون و ... که ریسک مبتلا شدن به ویروس کرونا را افزایش می دهد ، هنگام تخصیص تیم ممیزی به نوبل سرتیفیکیشن
-
در صورت وجود هر گونه علائم اولیه مانند تب و غیره ، قبل از انجام ممیزی ، اطلاع رسانی فوری به نوبل سرتیفیکیشن و کنسل نمودن ممیزی
-
به همراه داشتن ماسک و دستکش به تعداد لازم برای هر ممیزی و استفاده دائمی در طول سفر و در زمان ممیزی در محل سازمان ممیزی شونده و تعویض آن هر 3 الی 4 ساعت یکبار
-
به همراه داشتن ژل ضد عفونی کننده یا محلول پایه الکلی به مقدار لازم و برای هر ممیزی و استفاده دائمی در طول سفر و در زمان ممیزی در محل سازمان ممیزی شونده
-
حفظ فاصله، پرهیز از دست دادن هر گونه تماس با پرسنل سازمان ممیزی شونده
-
پرهیز از دست زدن به سطوح ، دستگیره ها و دستگاهها در سازمان ممیزی شونده
-
همراه داشتن خودکار و وسایل نوشت افزار شخصی و عدم استفاده از وسایل نوشت افزار سازمان ممیزی شونده
-
شستشوی دستها بطور درست و متناوب ، خصوصا بعد از هر بار سایت ویزیت و پس از اتمام ممیزی هر بخش
-
عدم استفاده از وسایل نقلیه عمومی مانند تاکسی برای مراجعه به محل سازمان ممیزی شونده و استفاده از خودروی شخصی
-
عدم پذیرش هدیه های معمول (سررسید ، کتاب و ...) از سازمان ممیزی شونده
-
پرهیز از مصرف دخانیات در محل سازمان ممیزی شونده
-
پرهیز از مصرف غذاهای نپخته در طول مسافرت و در زمان حضور در محل ممیزی
-
رعایت موارد بهداشتی در هنگام صرف غذا در طی مسافرت و در محل ممیزی
3- برای سازمانهای ممیزی شونده
-
اطلاع رسانی مکتوب 60 روز قبل از تاریخ سر رسید سالیانه انقضای گواهینامه به نوبل سرتیفیکیشن ، در صورتیکه درخواست انجام ممیزی بصورت ریموت را داشته یا درخواست به تعویق انداختن ممیزی (نه بیشتر از 6 ماه پس از تاریخ انقضای سالیانه یا تاریخ انقضای گواهی) را داشته باشند.
-
برنامه ریزی و همکاری با نوبل سرتیفیکیشن و آدیتور در صورت توافق برای انجام ممیزی بصورت ریموت (از راه دور) ، تامین زیرساختهای مناسب و ملزم نمودن پرسنل ممیزی شونده به برقراری ارتباط الکترونیکی با آدیتور، بر پایه راهنمای استفاده از تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات (ICT) در ممیزی ها
در صورتیکه سازمان ممیزی شونده ، درخواست انجام ممیزی از نوبل سرتیفیکیشن، بصورت در محل (on-site) را داشته باشد
-
ضد عفونی نمودن اتاق استقرار تیم ممیزی بطور مناسب
-
الزام به عدم حضور پرسنل دارای علائم مشکوک مانند تب و غیره در محل شرکت و جایگزین نمودن پرسنل دیگر برای پاسخگویی در زمان ممیزی
-
الزام نمودن تمامی پرسنل سازمان به استفاده از ماسک و دستکش یکبار مصرف در روز ممیزی
-
الزام نمودن تمامی پرسنل سازمان به شستشوی متناوب دستها در روز ممیزی
-
در نظر گرفتن اتاقی بعنوان محل استقرار تیم ممیزی که دارای فضای بزرگ بوده بطوریکه در زمان برگزاری جلسات افتتاحیه و اختتامیه ممیزی ، فاصله صندلی ها از یکدیگر حداقل یک متر باشد .
-
اتاق محل استقرار تیم ممیزی دارای محلول ضد عفونی ، دستمال کاغذی ، سطل زباله درب دار و مجهز به سیستم تهویه هوای مناسب باشد.
-
تدوین نکات و الزامات بهداشتی در مقابل اپیدمی ویروس کرونا و اطلاع رسانی آن به تمامی پرسنل سازمان و فراهم کردن زیرساختهای لازم برای رعایت آن در سازمان
-
رعایت موارد بهداشتی در سرو غذا برای تیم ممیزی
-
پرسش ها یا ابهامات خود در ارتباط با شرایط و روش های ممیزی و صدور گواهینامه در شرایط پاندمی کرونا را می توانید از طریق سامانه ثبت پرسش ها ، با ما در میان بگذارید .
-
درخواست انجام ممیزی و صدور گواهینامه را می توانید در سامانه ثبت درخواست صدور گواهی، درج نموده و یا مستقیما با ما تماس بگیرید.
